Badan Koordinasi Wilayah Pemerintahan dan Pembangunan Provinsi Jawa Timur Madiun merupakan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang memegang fungsi koordinasi dan fasilitasi pembangunan kewilayahan di Jawa Timur sesuai dengan wilayah kerjanya. Dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi utamanya, Bakorwil I Madiun juga memiliki tugas dan fungsi pengelolaan kearsipan, sebagaimana tercantum dalam Pasal 3 Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur bahwa Pejabat Pemerintah Provinsi Jawa Timur melaksanakan kegiatan- kegiatan Tata Kearsipan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing Perangkat Daerah. Badan Koordinasi Wilayah Pemerintahan dan Pembangunan Provinsi Jawa Timur Madiun sebagai SKPD yang memegang fungsi koordinasi dan fasilitasi pembangunan kewilayahan pada sepuluh Kabupaten/Kota yakni Kota Madiun, Kabupaten Madiun, Kabupaten Ngawi, Kabupaten Magetan, Kabupaten Ponorogo, Kabupaten Pacitan, Kabupaten Tulungagung, Kabupaten Trenggalek, Kota Kediri dan Kabupaten Kediri seringkali menerima maupun mengeluarkan dokumen-dokumen penting terkait sepuluh Kabupaten/Kota tersebut maupun dengan instansi lain. Surat secara umum merupakan sarana berkomunikasi yang dilakukan melalui tulisan serta media untuk menyampaikan informasi secara tertulis, satu di antara jenis surat adalah surat dinas. Menurut KBBI, surat dinas adalah surat yang telah dikeluarkan oleh kantor pemerintah maupun instansi atau juga Lembaga yang resmi lainnya. Surat dinas merupakan surat resmi yang memiliki beberapa bagian, diantaranya : 1. Kepala surat 2. Tanggal surat 3. Nomor surat 4. Lampiran 5. Perihal 6. Alamat 7. Salam pembuka 8. Isi surat 9. Salam penutup 10. Nama pengirim 11. Tembusan Nomor surat merupakan salah satu bagian penting dalam surat dinas. Nomor surat adalah urutan nomor dari surat yang sudah dikeluarkan oleh suatu instansi terkait yang biasanya berisi kode surat. Penomoran dalam surat merupakan satu hal yang sangat penting, sehingga diharapkan minimum kesalahan. Hal inilah yang melatar belakangi kami untuk membuat rancangan aktualisasi ini. Kondisi saat ini, permintaan nomor surat di lingkup Bakorwil I Madiun masih dilakukan secara manual, yaitu Bidang yang akan meminta nomor surat harus dating ke subbag TU untuk mendaftarkan suratnya. Hal ini mengakibatkan adanya kemungkinan jika petugas bagian surat di subbagian TU tidak berada di tempat akan menghambat proses sirkulasi surat secara umum. Begitu pula dengan proses penomoran surat yang masih manual, sehingga ber-resiko adanya human error. Dua permasalahan ini akan berakibat dibutuhkannya waktu proses yang lama atau kurang optimal dalam proses pembuatan surat. Permasalahan terakhir yang melatar belakangi rancangan aktualisasi ini adalah kurang efektif dan efisiennya proses pelaporan surat jika masih menggunakan proses manual. Kondisi yang diharapkan, proses permintaan nomor surat dan penomoran surat diharapkan minim kesalahan, baik human error maupun kesalahan non teknis. Sehingga proses ini dapat dioptimalkan baik dari segi waktu, proses dan keakuratannya. Pelayanan subbagian Tata Usaha harus mendukung semua proses surat – menyurat bidang lain agar tercipta pelayanan yang efektif, efisien, berkualitas dan professional. Langkah – langkah yang dilakukan dalam pelaksanaan inovasi “Digitalisasi Sistem Permintaan Nomor Surat secara Online di Bakorwi I Madiun”, yaitu : a. Sosialisasi kepada pengguna / rekan kerja di Bakorwil I Madiun b. Mengadakan bimbingan teknis dan desk konsultasi untuk menampung pertanyaan atau praktikal yang belum dipahami oleh pengguna c. Implementasi sistem permintaan nomor surat secara online di semua bidang terkait d. Menunjuk perwakilan masing – masing Sub Bagian dan Sub Bidang yang bertanggung jawab dalam pengoprasian sistem permintaan nomor surat secara online e. Uji coba serta implementasi sistem permintaan nomor surat secara online f. Monitoring dan evaluasi