Sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan juga Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan. Dalam fungsi pengawasan kearsipan Pemerintah Provinsi Jawa Timur telah mengeluarkan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 91 tahun 2016 tentang Pedoman Pengawas Kearsipan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur. Dalam rangka mengukur penentuan penyelenggaraan kearsipan secara baku di OPD, maka dilakukan pengawasan kearsipan/audit kearsipan untuk menjamin penyelenggaraan kearsipan OPD dapat melaksanakan sesuai prinsip, standar kearsipan dan peraturan kearsipan yang berlaku. Adanya fungsi pengawasan kearsipan internal untuk dinas teknis keseluruh OPD maka diharapkan akan mendorong OPD untuk bersiap diri, berbenah diri dan melakukan penataan arsipnya dengan lebih baik, menjadikan sarana prasarana kearsipan serta menyediakan tenaga pengelola arsip dengan baik. Keberadaan arsip adalah sangat penting, arsip merupakan sumber informasi dan bukti akuntabilitas kinerja dan merupakan rekaman seluruh kinerja OPD yang informasinya diwariskan dari generasi ke generasi. Bahwa pentingnya pengelolaan dokumen arsip baik dinamis maupun statis yang mempunyai nilai tinggi harus diselamatkan dan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan arsip dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. Bagi semua OPD/Organisasi Pemerintah maupun Swasta, Perguruan Tinggi yang menggunakan APBD dan APBN hukumnya WAJIB untuk memberkaskan arsipnya sesuai dengan UU kearsipan. Selain itu berharap pembinaan kearsipan seperti ini dapat mendorong Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dan OPD Kabupaten/Kota dapat menyelenggarakan kearsipan sesuai prinsip, kaidah, standar kearsipan dan Peraturan Perundangan yang berlaku. Demikian intisari dan rangkuman penting yang disampaikan oleh Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan (Drs. Gatot Tjatur Mardianto, MM ) dan Kepala Seksi Pemasyarakatan Kearsipan (Drs. Bambang Irawan) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur pada acara forum Rapat Sinkronisasi dan Sosialisasi Tim Pengawas Kearsipan Internal Kabupaten/Kota se Bakorwil I di Madiun tanggal 3 Mei 2018 bertempat di Ruang Rapat Bakorwil I di Madiun.